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こんにちは 廣岡会計事務所の奥長でございます。
今回は、先日ご紹介した領収書等のスキャナ保存方法と良く似た「契約書の電子化のメリット&デメリット」を記載致します。
そもそも『契約書』とは？
『契約書』とは、これから行う取引の条件を明確にするため、当事者双方の合意内容を記載した書面を言います。
契約書作成の際、その契約金額に応じて印紙を貼る必要があることが多く、その数が増えるほど費用（=印紙税）負担は多大となります。
また、使用する印鑑の押印方法なども細かく決まっているため、紙の契約書の作成は非常に神経を使う作業となりがちです。
以下の点が悩みのタネとなっている経営者の方は、意外と多いのではないでしょうか？
?契約金額に応じた印紙税の問題
?契約書作成に伴う業務の煩雑さ
?紙の契約書の管理・置き場所
電子契約書のメリット
契約書の電子化と聞くと、ちょっと敷居が高いような印象を受けるかもしれません。
しかし、先ほど挙げた紙の契約書の場合のデメリットは電子契約書を使うことで大きく改善できます。
?契約金額に応じた印紙税の問題
電子契約書では印紙は『不要』です。※１
?契約書作成に伴う管理の煩雑さ
契約書の郵送等の手間や作業を、インターネットを介することで最小限にすることが出来ます。
このため、業務時間が短縮出来ます。
?紙の契約書の管理・置き場所
契約書は、法人税法上7年間保管しなければなりません。紙の契約書は保管スペースやファイリングなどが必要となりますが、電子契約書では管理場所がパソコンの中ですので、省スペース化が図れます。
またデータ管理のため検索性も強く、資料を探す手間が大幅に削減されます。
?コンプライアンスの強化
電子契約で電子署名をすると、いつ誰が署名したかが判明するため、不正にデータへアクセスすると、その記録が残ることとなります。
そのため、契約書の改ざんにいち早く気付くことができ、紙の契約書の改ざんでは立証しにくい「契約書の真実性」を向上させることが可能となります。
※１ 法令根拠（国税庁HP）
『請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について』
電子契約書のデメリット
上述したメリットだけでは、電子契約書のイメージに偏りが生まれますので、反対にデメリットについても記載したいと思います。
?電子契約書を作成する際の取引先も電子契約サービスに加入する必要がある
電子契約書の相手方も電子契約書を作成するためのサービスに加入することで契約書の運用が出来るため、当事者間でコストが発生します。
?電子証明書の取得が必要となり、年間の維持費が発生する
電子証明書は領収書のスキャナ保存の回でもご紹介した、従来の書面による手続きにおける印鑑証明書などに相当するもので、特定の発行機関や認証局が発行する電子的な身分証明書となります。
こちらを発行するためには、国の認可を受けた発行機関等に対して年間の維持費を支払う必要があります。
?電子証明書の取得に１?2週間前後の時間がかかる
電子証明書は、発行機関が電子証明書を発行するまでに時間を要することが多く、紙の契約書のようにその場で契約書を作成する場合は向いていません。
?電子契約書を運用する管理体制が必須となる
電子契約書を運用する会社内部の環境づくりが必要となり、保存期間の定めやその他多くの要件に縛られるため、体制作りがネックとなります。
以上の点で、メリットを多く享受できる一方、デメリットもある『電子契約書制度』ですが、これからの制度改正により更に運用がしやすくなるのではないかと思われます。
今後も様々な電子化制度の現状について、ご報告致します。
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