事務所ブログ

マイナンバー制度対応 その1 ~スケジュール・収集に関して~


こんにちは。廣岡会計 上吹越(かみひごし)です。

上吹越

 

今回は平成28年1月から開始されるマイナンバー制度についてご紹介します。

このテーマは以前にも概要部分のみ記載させて頂きましたが、

実務レベルでの対応方法が明らかになってきましたので、改めてご案内させて頂きます。

(前回のブログはこちら)

 

マイナンバー制度では、取り扱いや保管、廃棄など、企業には様々な対応が求められています。

そこで、マイナンバー制度への対応に関して、今回から3回にわたって記載いたします。

各回の内容は以下です。

 その1 : マイナンバー制度のスケジュール・従業員からの収集に関して

 その2 : 保管方法と安全管理措置

 その3 : 従業員以外の収集に関して・廃棄方法・委託に関して ほか

 

今回は 第1弾 「マイナンバー制度のスケジュール・従業員からの収集に関して」 です。

① 概要とスケジュール

② 従業員からのマイナンバー収集に関して

③ 新規採用、退職、結婚・出産した場合の手続きに関して

 

盛り沢山の内容になるため、定番(?)の脱線小ネタ話は割愛させて頂きます。

楽しみにされていた方ごめんなさい。。。。。 (というか、いませんね)

 

概要とスケジュール

国民の一人ひとりに、マイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から

社会保険・税等の行政手続きで利用が開始されます。

企業では、従業員から収集したマイナンバーを、源泉徴収票や健康保険・厚生年金保険・雇用保険関係の

届出書に記載することになります。

 

各業務に関して、マイナンバーの利用開始の時期が異なりますので、

以下にスケジュールを記載いたします。

 

マイナンバースケジュール(出所)TKC出版資料をもとに作成

ポイントは以下です。

平成27年10月より各家庭に「通知カード」が届く → 収集開始

平成28年1月から雇用保険業務、退職者への源泉徴収票などに利用開始

平成29年1月から健康保険業務などで利用開始

 

上記から考えると、平成28年1月以降に、企業側で実際にマイナンバーを初めて利用する場面としては

以下が想定されます。

・新規採用した場合に、雇用保険の資格取得届出で利用

・退職者に対して、『退職所得の受給に関する申告書』などで利用

 

 

従業員への案内とマイナンバー収集に関して

平成27年10月より前に従業員の方々に対してマイナンバー制度について案内・教育を行い、

従業員の方にもマイナンバー制度に関して理解してもらうことを勧めます。

具体的に従業員に伝えるべき内容は、以下の4点と考えます。

①マイナンバーの利用目的について

②マイナンバーの通知について

③「通知カード」と「個人番号カード」の違いについて

④禁止事項について

上記の内容に関して説明文書などを作成し、従業員の方に配布するのが良いかと思います。

 

続いて、マイナンバーの収集方法に関してです。

収集の際に、以下の3点が必要と考えます。

①従業員に対して利用目的を説明する。

②従業員、扶養親族の通知カード(又は個人番号カード)を提出してもらう。

③『扶養控除等申告書』を記載・提出してもらう。

 

『扶養控除等申告書』を提出してもらうことにより、番号が一致していることを確認できます。

参考)平成28年分からの『扶養控除等申告書』にはマイナンバーを記載する欄が追加になります。

扶養控除等申告書(出所)国税庁HP

 

新規採用、退職、結婚・出産した場合の手続きに関して

ここからは具体的な場面に当てはめて、マイナンバーの取り扱いを記載していきます。

 

【新規採用時】

従業員から収集する場合と少し異なります。

①利用目的を説明する。

②『扶養控除等申告書』を記載・提出してもらう。

③本人確認を行う。

  「番号確認」(番号カードで行う)と「身元確認」(運転免許証等)の2つで確認を行います。

【退職時】

税金に関する申告、健康保険・厚生年金・雇用保険の届出の際に、マイナンバーが必要になります。

①『退職所得の受給に関する申告書』に番号を記載する。

②健康保険・厚生年金保険の『被保険者資格喪失届』に番号を記載する。

③雇用保険の『被保険者資格喪失届』に番号を記載する。

※いずれの手続きにおいても、番号が間違っていないかを確認しましょう。

【結婚・出産時】

①配偶者が新たに国民年金第3号被保険者に加入する場合

第3号被保険者の届出に番号を記載する。

②出産した場合

従業員に『扶養控除等申告書』の追加記載をしてもらう。

 

平成27年10月までに行うべきこと

最後に、まとめとしてマイナンバー対応項目チェックリストを記載いたします。

今回は、通知カードの郵送までにすべきことに絞って列挙いたします。

□ マイナンバーの取扱担当者・責任者を決めたか?

□ マイナンバーの要点、禁止事項に関して、社内に案内・研修をしているか?

□ マイナンバーの利用目的を従業員に説明しているか?

 

弊所では、社内説明資料のテンプレート、従業員へのマイナンバー収集の依頼資料のテンプレート等を随時作成しております。弊所の顧問先様に対しては順次お渡しする予定です。

また、顧問先様以外の方でもご要望あればお渡しすることも可能です。お気軽にご連絡頂ければと思います。

 

企業にとって、マイナンバー制度は対応することが多く、コスト的にも負担増になることが予想されます。

ただ、見方を変えれば、これを機に社内セキュリティ体制の再構築、確立に繋がることが想定されます。

その結果、対外的な信用度が向上し、受注の拡大、新規採用者の増加等に結びつくかもしれません。

「ピンチはチャンス」です。一緒に前向きに頑張りましょう。

 

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